Nieuwe Actieplannen voor Partnerschap Public Procurement
Inkoop en aanbesteding inzetten als een strategisch instrument om sociale, economische en duurzame uitdagingen te adresseren, het uitwisselen van kennis, ervaring en tools, leren van elkaar én experimenteren met Europese steden en dorpen. Dat is in een notendop wat het Europese Partnerschap on Innovative and Responsible Public Procurement voor ogen heeft. Hoe ze dat doen? Daarover vertelt coördinator Valentina Schippers.
Valentina Schippers, wie ben je?
Ik ben coördinator van de Urban Agenda Partnership on Innovative and Responsible Public Procurement namens de gemeente Haarlem, coördinerende gemeente van dit Partnerschap en voorzitter van de Eurocities werkgroep Public Procurement. Vorig jaar combineerde ik dit met de functie Regisseur Circulair Inkopen bij Metropool Regio Amsterdam. Al 22 jaar werk ik voor de lokale overheid, in verschillende functies. Gepokt en gemazeld mag ik wel zeggen. Bij de coördinatie van dit Partnerschap valt alle opgedane ervaring op zijn plek. Het is goed én fijn om met zo’n groot en Europees netwerk samen te mogen werken. Het kost tijd en energie, het mooie is dat je er ook energie van krijgt!
Waarom dit Partnerschap?
Europese overheden geven jaarlijks ca. 2.000 miljard euro uit aan inkoop en aanbesteding – allerlei zaken als bruggen, papier, kantoormeubilair, creëren van
opvangplekken voor vluchtelingen, stoplichten, noem maar op. Dit enorme bedrag en de vele overheidspartijen in Europa maken dat je inkoop/aanbesteding als strategisch instrument kunt inzetten om bij te dragen aan sociale, economische en duurzame uitdagingen. Dat is lange tijd onderschat. Gek eigenlijk, want het is in feite hetzelfde als je als consument inkopen doen in de supermarkt. Maar dan in het groot.
Als consument stel je bepaalde eisen aan een product, al naar gelang je wensen. Vind je duurzaamheid belangrijk, een lage prijs of de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt? Stel dat iedereen en masse kiest voor een ‘shampoobar’ in plaats van shampoo in een plastic fles. Oók de producenten passen dan hun verpakking en materiaal aan, zij willen tenslotte hun product verkopen. Dat is precies waar we naar toe willen: met elkaar oplossingen zoeken voor diverse vraagstukken, samen kunnen we veel bereiken. Ook via Public Procurement Partnership dragen we ons steentje bij problemen als duurzaamheid, het herstellen van de economie na crises als COVID-19 en de oorlog in Oekraïne. Circulariteit is belangrijk, daarom nemen we dat op in het pakket van eisen, de selectie – en gunningscriteria bij een nieuwe aanbesteding. Dat is een goede methode om tot circulaire oplossingen te komen. Marktpartijen mee laten denken komt steeds vaker voor. Sterker nog: er zit daar heel veel creativiteit. Daar maken we dankbaar gebruik van. We willen uiteindelijk allemaal hetzelfde: een fijne woon- en werkomgeving in een leefbaar klimaat!
Trots op de resultaten
De afgelopen 4 jaar hebben we al veel bereikt met onze Europese partners, het Partnerschap is succesvol geweest met de implementatie van het Action Plan 2018, wij zijn hier trots op. We hebben aan zeven verschillende Acties gewerkt. Het is mooi om te zien dat onze producten daadwerkelijk gebruikt worden door grote en kleinere overheden in de EU, helpen om inkoop en aanbesteding strategisch in te zetten om bijvoorbeeld doelen uit de Green Deal te bereiken, circulaire economie te stimuleren. Het leeft, het werkt!
Een voorbeeld van ons resultaat? In een handzame actieve handleiding is samengevat hoe een inkoop- en aanbestedingsstrategie opzet kan worden (met o.a. infographics, video-interviews, self-assesments). Steden die nog geen of een beperkte inkoopstrategie maken hier graag gebruik van. Ook is onze gratis E-learningmodule al bijna 1400 keer bekeken. Ook hebben we een leidraad over innovatiemakelaars gemaakt. Deze methode is nog niet alom bekend, wij hebben beschreven wat het is en hoe dit gebruikt kan worden – op nationaal, regionaal of lokaal niveau. Meestal is een innovatiemakelaar een website, een soort marktplaats waar de overheden hun inkoopbehoefte als een uitdaging formuleren en de marktpartijen op deze inkoopbehoefte kunnen reageren met hun oplossingen. Een innovatiemakelaar kan ook een persoon zijn. Een praktijkvoorbeeld: een Noorse gemeente zette als pilot elektrische voertuigen in voor een bouwproject. Dat werkte zó goed dat ze dit groter wilden aanpakken met veel meer zware elektrische machines en voertuigen. Het bedrijf in kwestie kon dat niet alleen bolwerken, het betekende een miljoeneninvestering die ze niet zouden terugverdienen. Met de inzet van een persoon – de innovatiemakelaar is de vraag breed uitgezet, waarop vele andere overheden enthousiast reageerden. Zoveel interesse was reden genoeg om gezamenlijk te investeren in dit project.
Deze trajecten zijn natuurlijk niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. Dat kost tijd, veel tijd. Tijd voor de overheid om dit voor te bereiden en tijd voor de marktpartijen om met ideeën en oplossingen te komen. In een vroeg stadium communiceren met de markt over de wensen is dan ook van cruciaal belang. De inkoopkalender vroeg bekend maken geeft bedrijven de gelegenheid te anticiperen en tijdig te investeren in innovatieve oplossingen. Sommige bedrijven zijn heel vooruitstrevend, andere hebben gewoonweg onvoldoende liquiditeit en mogelijkheden om zomaar te experimenteren. Zij kunnen dan bijvoorbeeld allianties met elkaar smeden. Op deze manier heb je als overheidsinstantie meer kans te krijgen wat je beoogt.
Nieuwe plannen, nieuwe partners
Het Partnerschap heeft een boost gegeven aan het inzetten van innovatie in inkoop en aanbesteding. Samen met alle leden is daarom besloten om door te gaan met het Partnerschap. Met elkaar hebben wij nieuwe acties geformuleerd en in het Action Plan 2022 uitgewerkt.
Het nieuwe Action Plan 2022 is inmiddels definitief en goedgekeurd door de UDG (Europese Commissie en vertegenwoordiging van alle EU-lidstaten). De nieuwe plannen gaan een stapje verder: de basis is gelegd met de Actieplannen 2018, hoe gaan we dat continueren en verder brengen?
Kort samengevat komt het neer op:
- Ontwikkelen van een online platform voor de uitwisseling van kennis en ervaring
- Bijdragen aan het behalen van de doelen van de Europese Green Deal via innovatief en verantwoord aanbesteden
- Herstel van de economie met inkoop en aanbesteding als een strategisch instrument
We merken dat met deze nieuwe plannen ook vanzelf nieuwe partners aansluiten. Het werkt als een olievlek, overheden zien duidelijk de meerwaarde in van dit Partnerschap. Zo hebben zich pasgeleden een Poolse stad Koszalin, Universiteit Twente en de provincie Barcelona met 311 steden en dorpen aangesloten, dat is fantastisch! Alle partners zijn actief, informatie wordt veelvuldig gedeeld binnen hun eigen netwerken. Events als de European Week of Regions and Cities dragen natuurlijk ook een belangrijk steentje bij. Als partner ben je in feite ook gelijk ambassadeur. Zo ontstaat een levendige en productieve gemeenschap. Sinds de start van het Partnerschap is het aantal partners verdubbeld.
Wat heeft het Partnerschap Haarlem gebracht?
Als coördinerende stad van het Partnerschap heeft Haarlem vorig jaar besloten het Europese programma structureel in te bedden. Ik kan het niet laten om ook te vermelden dat Haarlem in 2021 halve finale heeft gehaald van Rising Innovation City Award, in 2020 in de categorie ‘Aanbestedingsinitiatief van het jaar’ de Procura+ Award won, een award voor de meest innovatieve en duurzame aanbestedingen in Europa én in 2019 door het Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo tot de tweede in de top 10 van de meest innovatieve publieke organisatie werd uitgeroepen. Ja, ik denk wel dat het Partnerschap Haarlem heel wat heeft gebracht. In ons Europees netwerk horen we bovendien dat Nederland als koploper wordt gezien. Onze best practices op het gebied van Social Return on Investment willen andere steden en regio’s graag overnemen. Zie bijvoorbeeld de good practice of Haarlem in de EU publicatie: Making socially responsible public procurement work – Publications Office of the EU (europa.eu). Ook markconsultaties vinden in Nederland vaker plaats dan in andere landen.
Genoeg redenen dus om dit Partnerschap voor te zetten!
Meer weten over dit Partnerschap?
Bekijk de animatie (Engelstalig).
Volg de E-learning (Engelstalig)
Nieuwsgierig naar het eindrapport Action Plan 2018-2021 UA Public Procurement? (pdf, Engelstalig)
Lees de (7e) nieuwsbrief (Engelstalig)
Lees ook de reeks thematische artikelen over de resultaten van de EAS-Partnerschappen.
