“Als gegevensverwerking aansluit op taak en werkproces, zit je in de goede richting’

Op donderdag 5 juli kwamen de deelnemers aan de City Deal Zorg voor Veiligheid bijeen voor een leerkring over gegevensdeling en privacy. Tijdens de bijeenkomst werd stilgestaan bij de AVG en de Uitvoeringswet en de consequenties hiervan voor de pilots in de City Deal. Léon Sonnenschein en Eric Schreuders gaven een inleiding op het privacyrecht en de AVG en stonden uitgebreid stil bij het stappenplan dat ze ontwikkelden om ambtenaren een juridische ‘onderlegger’ te bieden om de dienstverlening in het sociaal domein goed op orde te krijgen. Vervolgens gingen de steden aan de slag met het toepassen van het stappenplan op hun City Deal-experiment.

Schreuders nam een aantal jaar geleden als privacyspecialist en consultant en partner bij Net2Legal Consultants het initiatief voor het stappenplan. Rondom de decentralisaties van overheidstaken van Rijk naar gemeenten troffen ze elkaar, toen Sonnenschein als organisatie- en veranderdeskundige een interdepartementale commissie voorzat die de kabinetsvisie gegevensdeling en privacy in het sociaal domein formuleerde.

Schreuders: “De AVG geeft algemene regels om gegevens netjes te verwerken wanneer je een bepaalde taak of werkzaamheid uitvoert. Koppel je de AVG los van die specifieke taak, dan kom je in het luchtledige te hangen en dan is het een moeizame bezigheid. Onze belangrijkste stelling is: als je gegevensverwerking precies goed aansluit bij je taak en werkproces, dan zit je al voor 80 procent in de goede richting.”

Begin bij de inhoud van je werk

“Het komt er eigenlijk op neer: begin altijd bij de inhoud van je werk”, licht Sonnenschein toe. “Je moet helder hebben waar je mee bezig bent en waar je bepaalde gegevens voor nodig hebt. Dat is overigens niet nieuw aan de AVG, maar die plaatst er weer eens extra de schijnwerpers op.” De cruciale eerste drie stappen van het stappenplan zijn bedoeld om daar een helder antwoord op te formuleren: één: wat zijn je taken en werkzaamheden, twee: welke activiteiten en doelen van de gegevensverwerking komen hieruit voort en drie: wat zijn dan de noodzakelijke gegevens? Dat levert een onderbouwing op voor stap vier, waarin de AVG om de hoek komt kijken en je de noodzaak en proportionaliteit van de gegevensuitwisseling juridisch onderbouwt. “We zien dat mensen meestal beginnen met de vraag ‘mag het of mag het niet’, terwijl je moet beginnen met vragen als ‘wat gaan we doen’, ‘zijn we ervan’, ‘hoe gaan we dat doen’. Daaruit volgen de gegevens die je nodig hebt.”

“Een goed voorbeeld is een vraagstuk dat door Nijmegen ingebracht werd,” vervolgt Sonnenschein. “Daar richten ze zich op overlast door jeugdgroepen. Maar door niet te kijken naar de individuele jongeren, maar naar het type overlast en wat er op groepsniveau bekend was, konden ze eerst interventies toepassen waarbij geen gegevens over individuen nodig waren en die wel effectief bleken, zoals het aanpassen van straatverlichting of het minder aantrekkelijk maken van hangplekken. Dat illustreert de ‘omkering’ waar je heen wilt: eerst kijken of er andere effectieve beleidsinterventies zijn waarbij je niet geconfronteerd wordt met mogelijke privacyschendingen.”

“Je hebt immers geen last van de jeugdigen, maar van de overlást”, vult Schreuders aan. “Een ander voorbeeld is Maastricht. Daar willen ze voorkomen dat kwetsbare jongeren over een aantal jaar met grotere problemen geconfronteerd worden. Ze stellen daarbij twee specifieke hulpverleningstrajecten centraal en kijken vervolgens wie daarvoor in aanmerking komen. Dat is heel anders dan allerlei gegevens over jongeren verzamelen, omdat je daar misschien in de toekomst wat aan hebt.”

Sonnenschein: “Dan kun je ook duidelijke criteria maken om te bepalen naar welke individuen je op zoek bent. In dit geval kun je leerplichtambtenaren vragen om ervoor te zorgen dat informatie over hulpverleningstrajecten bij de juiste jongeren terecht komt, in plaats van alle verzuimgegevens op te vragen en er zelf een traject bij zoeken. Zo heb je een gerichtere gegevensoverdracht en een betere maatvoering.”

Eric Schreuders aan het woord

City Deals: puzzelen en pionieren

Sonnenschein: “Het lastige bij City Deals in het algemeen is dat het om pilots gaat, waarbij je aan het pionieren bent en over die basale vragen – met welke wettelijke taak ben ik bezig en wat is mijn werkproces – opnieuw moet nadenken. Schreuders: “Je ziet vaak, ook bij City Deals, dat er wél goed over nagedacht is, maar dat het belangrijke veldwerk – de afbakening die in die eerste drie stappen in ons stappenplan plaatsvindt – vergeten wordt, zodra de privacy om de hoek komt kijken. Dan wordt er toch vaak een algemene vraag naar een jurist gestuurd, zoals ‘mag partij A aan partij B verstrekken?’. Die vraag is niet te beantwoorden. Je kunt wél voorleggen ‘We hebben twee interventies en het eerste criterium om de groslijst van onze doelgroep op te stellen is problematische schooluitval’ et cetera. Het is dus voor City Deals van belang om die afbakening te verwerken in hun vraagformulering aan een privacy jurist”

In het tweede deel van de bijeenkomst namen de steden samen met Sonnenschein en Schreuders de eigen experimenten uit de City Deal onder de loep aan de hand van het stappenplan. “In het algemeen was de reactie dat het stappenplan hen goed hielp om beter na te denken over wat ze willen doen in relatie tot gegevensverwerking en privacy.” Schreuders: “Het is bij vernieuwingen zoals City Deals puzzelen. Een voorbeeld: een paar jaar terug bedacht een gemeente ‘mogen we gegevens verwerken, bijvoorbeeld van bijstandsgerechtigden, om automatisch gemeentelijke belastingen kwijt te schelden?’ De eerste vraag is dan natuurlijk: is dat gemeentelijk beleid? Want als het alleen een idee is van een afdelingshoofd, heb je onvoldoende ‘taak en werkzaamheid’.”

Sonnenschein: “Dat is de tweede functie van het stappenplan. Enerzijds helpt het uitvoerders om beter en effectiever beleid te kunnen voeren en af te wegen wat kan en mag en anderzijds brengt het knelpunten op het spoor waar de wetgever mee aan de slag moet.”

Schreuders: “Bij integrale aanpak van bijvoorbeeld multi-probleemgezinnen wordt vaak gesproken over ‘domeinoverstijgende gegevensuitwisseling’. Dat is eigenlijk een rare term. Je kunt het zien als verschillende mandjes met gegevens, een mandje voor de WMO, een mandje voor de jeugdzorg, et cetera. Maar de burger die bij de balie komt heeft maar één mandje, namelijk: zijn probleem. Zet dát nou eens centraal in plaats van lukraak gegevens van het ene mandje in het andere over te kieperen.”

Reacties deelnemers: concrete inzichten en gedeelde verantwoordelijkheid

De leerkring bood de deelnemers uit steden en van departementen, concrete inzichten en ook bevestiging. Etiënne van Koningsveld, plaatsvervangend afdelingshoofd Veiligheid in Sociaal Domein bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid: “Deze leerkring bevestigt voor de zoveelste keer dat we het met elkaar kunnen doen. Ik, van een departement, kan goed helpen in een lokaal experiment. En een gemeenteambtenaar kan mij goed helpen in een bijdrage aan het ontwikkelen van landelijk beleid. Dat stelt mij gerust. Ik heb heus ook dingen gehoord die ik minder leuk vind. Maar ze worden goed onderbouwd en beargumenteerd. Niet alles is mogelijk in informatie-uitwisseling. En dat is maar goed ook. En dan is er vaak nog wel een andere mogelijkheid om naar Rome te komen. Léon en Eric hebben ons in 4 uur tijd veel bijgebracht en geholpen. Dat vind ik knap. Zeker op dit ‘spannende’ onderwerp.”

Minke Poppens, als projectleider van de gemeente Breda betrokken bij de City Deal-experimenten over re-integratie van ex-gedetineerden en transforensische zorg in Breda “Ik vond het vooral waardevol, omdat je door aan zo’n bijeenkomst deel te nemen met zowel mensen van beleid en uitvoering, tot een gedeeld inzicht en verantwoordelijkheidsgevoel komt. Als projectleider kon ik samen met een collega van begin tot eind door de processtappen en het wáárom van het beleid lopen en ik merkte bij terugkomst dat de opgave niet meer alleen van mij, maar ook van haar was. Dat is een heel waardevol groeiproces, als je door stil te staan bij een aantal basale uitgangspunten waar iedereen zich in kan vinden, merkt dat collega’s zich er vanuit zichzelf en hun eigen professionaliteit mee kunnen identificeren. Dat maakt de werkafspraken en procedures die uit de uitgangspunten volgt logischer en makkelijker te accepteren.”

Poppens deelde de geleerde lessen met haar collega’s. “Toen ik de presentatie van Eric en Léon op mijn werk besprak, was er een collega die bij het zien ervan dacht dat ze te veel gegevens deelde. Maar toen we daar vervolgens samen doorheen liepen en bekeken wat ze deelde en waarom het belangrijk is dat de volgende collega in de schakel die gegevens ontvangt, toen bleek dat ze helemaal niet teveel deelde omdat ze elke stap goed kon verantwoorden. Dat neemt veel angst weg en dat helpt natuurlijk enorm in het dagelijks werk.”

Over de City Deal

In de City Deal ‘Zorg voor Veiligheid in de Stad’ werken de steden Almere, Breda, Maastricht, Nijmegen, Tilburg en Zoetermeer samen met vier ministeries (JenV, VWS, SZW en BZK) samen aan het voorkomen van criminaliteit en overlast in de stad door het sociale domein en het veiligheidsdomein beter met elkaar te verbinden. Lees meer over deze City Deal.