Community of Practice bespreekt ‘levend’ handboek en deelt ervaringen

Op maandag 15 juni kwam de Community of Practice van Agenda Stad bijeen voor de derde themasessie: “City Deals explained”. In de online bijeenkomst werd het Handboek City Deals dat momenteel ontwikkeld wordt toegelicht. Daarnaast doken we in breakout sessies dieper onder de motorkap van City Deals.

Dealmaker en moderator van de CoP Henk Jan Bierling van Agenda Stad heette de vijfentwintig aanwezige leden van de CoP welkom en programmamanager Frank Reniers lichtte toe waarom er een handboek gemaakt wordt. Hij gaf aan dat sommige collega’s menen dat het sluiten van een City Deal een creatief proces is dat niet in woorden te vatten is, maar dat er volgens anderen wel wat richtlijnen op papier te zetten zijn. Nu er 20 City Deals gesloten zijn, ziet Frank ook dat er lessen te trekken zijn waar de City Deals die nu ontwikkeld worden van kunnen profiteren. Het levende document dat is ontstaan, is niet compleet zonder de input van de CoP’ers, de mensen die samen City Deals tot een succes maken. Met het handboek lopen we vooruit op het onderzoek van de NSOB en PBL, die kijken hoe de overheid kan leren van de dealaanpak.

Steven Kroesbergen

Dealmakers Steven Kroesbergen en Koen Haer van Agenda Stad, samenstellers van het handboek, vertellen over hun drijfveren. Steven liep als nieuwe dealmaker tegen veel vragen op rond het proces en besloot samen met Koen, die vanuit de City Deal Aardgasvrije Wijken veel vragen over de aanpak kreeg, een handboek samen te stellen. Volgens Koen scheelt dit ook de dealmakers op termijn veel tijd. “Nu typ ik elke keer een korte uitleg als iemand vraagt naar City Deals, maar daar zitten toch nuanceverschillen in. City Deals zijn voor mij innovatie en vrij invulbaar, maar wie meer houvast wil, vindt dat in het handboek.”

Die mix van vrijheid en kaders zorgt voor een spanningsveld, zoals ook uit de discussies tijdens deze CoP-bijeenkomst zal blijken. Koen: “Dat was voor ons ook een lastige opgave bij het maken van het handboek: hoe maak je één tekst die rechtdoet aan alle verschillende manieren van werken in de City Deals? Hoe zet je richtlijnen op papier, zonder dat het heel dwingend wordt?

Frank geeft een voorbeeld van een belangrijke les: houdt iedereen met je gesprekken voert steeds op de hoogte van alle ontwikkelingen. Hoewel dat volgens sommigen kan leiden tot ‘irritante vragen over iets dat er nog niet is’, zegt Frank ‘beter irritant dan dat er mensen afhaken omdat ze zich niet betrokken voelen.”

Tijdens het intermezzo grapt Henk Jan dat het handboek op grote belangstelling van boekhandels kan rekenen en dat we daarom Jurian Strik van Studio Strik hebben ingeschakeld om een professionele cover te maken. Jurian legt ons een drietal fameuze covers voor en bespreekt of ze passen bij de inhoud van het handboek: de SAS Survival Guide, de populaire ‘…for Dummies’-reeks en de serie ‘The complete idiot’s guide to…’

Froukje merkt op dat ze het boek in plaats van in de boekhandel, liever in de vorm van stellingen op de deur van het Binnenhof getimmerd zou zien, naar voorbeeld van Luther. En ze vindt de term ‘handboek’ te statisch klinken. Ze spreekt liever van een ‘handreiking’

Nu alle deelnemers ‘opgewarmd’ zijn, is het tijd voor de breakout sessies. In twee rondes van 20 minuten gaan de deelnemers in groepjes in gesprek over de volgende onderwerpen:

1. Hoe regel ik de financiën in mijn City Deal?
2. Hoe smeed ik een coalitie voor mijn City Deal met veel diverse partijen?
3. Hoe breng ik de resultaten uit mijn City Deal verder?
4. Hoe kan ik ontwerpkracht en experimenteren inzetten in mijn City Deal?

Hoe regel ik de financiën in mijn City Deal?

In sessies over Financiën, begeleid door Koen Haer en Lotte Nijland, geven de deelnemers aan de sinds kort gehanteerde werkwijze met een basisbegroting en startkapitaal als verademing te zien. Dit ondervangt veel ‘opstartproblemen’ bij deals. Maar aanvullende informatie over het financiële proces en bijvoorbeeld de vraag wie penvoerder van een deal moet zijn, zou welkom zijn. Froukje Idema zou graag vanuit Agenda Stad standaarden willen zien. Dat zou veel tijd en maatwerk kunnen besparen. In haar City Deal verdeelt een programmateam het budget en dat levert een goede balans op tussen harde afspraken en flexibiliteit.

Er wordt geopperd om meer gebruik te maken van provinciale financiën, met name voor het fysieke domein. Marc Noordhoek (City Deal Zicht op Ondermijning) oppert om in het handboek wat nader in te gaan op het proces rond Voorjaarsnota/julibrief en najaarsnota en stil te staan bij de vaak ‘strenge’ deadlines wanneer er geld tússen departementen geregeld moet worden.

Hoe smeed ik een coalitie voor mijn City Deal met veel diverse partijen?

In de eerste ronde van deze breakout onder leiding van Frank Reniers komt o.a. het belang van vertrouwen aan bod. Frank geeft aan dat het goed werkt om koplopers te zoeken die er echt voor willen gaan. En een stevige ambassadeur die het belang van thema’s en de werkwijze uitdraagt, zoals Maarten Hajer van de Urban Futures Studio dat vaak voor City Deals is. Zo kan vanuit bevlogenheid van de koplopers een kantelpunt ontstaan waarop anderen mensen graag willen aanhaken. Het helpt altijd als je ‘grote namen’ een uitnodiging mede laat ondertekenen.

Martine de Vaan

Martine de Vaan vindt dat burgers meer betrokken moeten worden en wil de volledie ‘penta helix’ laten samenwerken in deals. Dat zijn naast de traditionele dealpartners ook burgers en maatschappelijke organisaties. Het kan wel spanning opleveren als er partijen aanschuiven die geen geld inbrengen, maar de impact en slaagkans van je deal neemt toe. Irene Bronsvoort van UFS bevestigt dit beeld. Ze geeft aan dat je voor experimenteren een veilige omgeving en informaliteit nodig hebt. Tegelijkertijd is er veel dat we nog niet weten over het samenspel van partijen omdat we nog maar kort experimenterend besturen. Vaak zie je nog dat burgers of bewoners te laat betrokken raken waardoor ze slechts een reactieve rol hebben. “Het kan een enorme meerwaarde hebben om burgers aan het begin al te betrekken bij het definiëren van het probleem”, aldus Bronsvoort.

In de tweede ronde over dit thema ontstond een levendige discussie over een ander vraagstuk: hoe – en waarom – betrek je kennisinstellingen bij deals? Bart Stoffels van de City Deal Klimaatadaptatie geeft aan dat ze continuïteit en een extra dimensie kunnen toevoegen. Zelf werkt hij in de deal met Universiteit Utrecht. Anderen geven aan dat ze het vaak lastig vinden tot een goede samenwerking met hbo’s en universiteiten te komen omdat die door curricula en onderzoeksprogramma’s vrij star zijn en vaak zelf ook niet weten hoe ze aan hun opgave om meer regionaal samen te werken moeten voldoen. Volgens Maarten Riemersma van de City Deal Voedsel werkt het juist goed als je die instellingen op hun regionale verantwoordelijkheid wijst.  Frank Reniers geeft aan dat Rowinda Appelman van de City Deal Kennis Maken veel ervaring heeft met dit vraagstuk en bedacht wordt om haar te vragen hier in een themasessie bij stil te staan.

Hoe breng ik de resultaten uit mijn City Deal verder?

In de derde breakout, begeleid door Steven Kroesbergen en Louise van der Aart, vertelde Marc Noordhoek hoe de City Deal Zicht op Ondermijning nadenkt over een vorm waarin de samenwerking tussen de partners na afronding van de deal voortgezet kan worden. Hij probeert media-aandacht te genereren voor de City Deal. De kans dat het uitkomsten politiek worden opgepakt zijn volgens Marc afhankelijk van goed belegd eigenaarschap en uiteraard goede resultaten.

Wouter Kersten van Platform31 oppert dat je afhankelijk van hoe resultaten ‘bewegen’, op meerdere momenten tijdens de looptijd van een City Deal kunt nadenken over eigenaarschap. Bart Stoffels vindt het een goed idee resultaten breed openbaar uit te dragen en te kijken welke reuring dat veroorzaakt. Binnen de CD Klimaatadaptatie is hij ook bezig met het concreet toewijzen van eigenaarschap van verschillende deelthema’s of ‘estafettestokjes’ aan nieuwe organisaties. Dat had aan het begin van de looptijd volgens hem niet gekund.

Bart Stoffels

Hoe hoog moet je de lat eigenlijk leggen met een City Deal? Volgens Marc is het vooral belangrijk, zeker bij een breed onderwerp als ondermijning, om goed af te bakenen en te prioriteren. “Door je scope te beperken, kun je succesvol zijn.”

In de tweede ronde vertelt Kees van der Reijden hoe de CD Elektrische deelmobiliteit aansluiting heeft gezocht bij de Greendeal Autodelen, waarin veel partijen participeren die ook aan de City Deal meedoen. Froukje Idema vraagt zich af wat eigenlijk de definitie van resultaat is. In de CD Voedsel is het op de stedelijke agenda krijgen van goede voeding het doel. Het is moeilijk om dat in percentages van gezonde kinderen uit te drukken. Het is belangrijk om in het beginstadium de beoogde resultaten vast te leggen. En: “Geen resultaat is ook een resultaat, als je het maar goed evalueert.” Vanuit de CD Voedsel is op verschillende manieren geprobeerd de resultaten te borgen, zo hebben ze in een gesprek Tweede Kamerleden bijgepraat over het onderwerp en een ingezonden brief in de krant geplaatst.

Tot slot wordt er verkend wat belangrijker is: breed draagvlak en begrip of snelheid / momentum. De meningen verschillen. Volgens Kees is het dit afhankelijk van de mate van ‘volwassenheid’ van het onderwerp van een City Deal. Jan-Willem Wesselink meldt dat hij borging belangrijk vindt en daarom nu al, in de verkenningsfase, een borgingsteam heeft opgezet dat zich buigt over de lange termijn,

Hoe kan ik ontwerpkracht en experimenteren inzetten in mijn City Deal?

In de vierde breakout sessie onder leiding van Charlotte Moolenaar van Agenda Stad en Jurian Strik zagen Rogier van der Wal en Jan-Willem Wesselink de meerwaarde van ontwerpers in City Deals. Jurian Strik adviseerde om de vraag ‘klein’ te houden aan ontwerpers waardoor ze op een bepaald gebied echt actief ‘mee kunnen lopen’ in het proces. “Denk altijd goed na hóe je ontwerpers wilt betrekken.” Volgens Rogier is de kracht van verbeelding erg belangrijk. Irene Bronsvoort benadrukt ook in deze context het belang van ‘soft spaces’: een neutrale, informele omgeving waardoor gesprekken, bijv met burgers, een andere context krijgen en beter en opener verlopen.

En Jurian zou de creatieve kant van de Community of Practice niet vertegenwoordigen als hij niet een interactieve mindmap had ontwikkeld waarin de inzichten van de breaukout-sessies zijn opgenomen: Henk-Jan meldt dat Agenda Stad het belang van creativiteit inziet en dat we nu verkennen hoe we per City Deal ontwerpkracht kunnen inzetten.

Na een terugkoppeling in het plenaire gedeelte, brengt Frank Rowinda’s oproep onder de aandacht. Zij zoekt naar een optimale manier om online samen te werken en verkent met een communicatiebureau hoe online bijeenkomsten ‘gelikt’ en effectief ingericht kunnen worden. Frank geeft aan dat Agenda Stad dit ook meeneemt in de nieuwe communicatiestrategie die met Tappan ontwikkeld wordt. Frank en Evan Schaafsma, communicatieadviseur van Agenda Stad, doen een oproep om hen eerder in te seinen bij aanstaande communicatiekansen. Als Evan tijdig weet van bijtekenmomenten, belangrijke bijeenkomsten of andere mijlpalen, is er tijd om verschillende communicatiemiddelen af te wegen en in te zetten. Uiteraard leent PleinBZK zich ook goed om kleine en grote successen aan te kondigen.

Froukje Idema

Tot slot gaan we in op de vraag hoe ‘dwingend’ dat handboek nou is. Er wordt een vergelijking met een kookboek gemaakt: ook als je het recept niet naar de letter volgt, kan het een heerlijk gerecht opleveren. Henk Jan verwoordt het treffend als hij zegt “Door in het handboek randvoorwaarden te schetsen, blijft er juist meer ruimte voor creativiteit over.” Froukje Idema oppert dat een ‘do’ en ‘don’t’ boven elk hoofdstuk mensen meer zal verleiden om door te lezen.

Na deze mooie tip bedankt Henk Jan de deelnemers en brengt hij de digitale themasessie op 9 september over communicatie en de volgende reguliere CoP op 24 november in Ede onder de aandacht. Ook kondigt hij de Dag van de Stad On Tour aan, waarover meer te lezen is op dedagvandestad.nl. Tot slot roept hij iedereen op elkaar op te zoeken op PleinBZK en wenst hij iedereen een goede zomer.