City Deal-professional moet schakelen tussen rollen

Het succes van een City Deal valt of staat met de mensen die eraan werken, zoals de projectleiders, -secretarissen en dealmakers. Zij werken met volle toewijding aan hun opgave. Maar wat hun rol precies is en hoe ze die kunnen invullen, verschilt per deal en is afhankelijk van de context en de fase waarin de deal zich bevindt. Dat maakt het werk uitdagend, maar niet eenvoudig. Een goed – terugkerend – gesprek over rollen en hoe je daarin kunt switchen blijkt onmisbaar.

In de bijeenkomst van de Community of Practice (CoP) bijeenkomst van Agenda Stad op 19 september stond het thema rolbewustzijn centraal. Een groep van zo’n 25 projectleiders en secretarissen van City Deals en hun dealmakers vanuit het ministerie van BZK kwam samen in Den Haag. De aanwezigen deden inspiratie op en deelden ervaringen.

Van guerrilla naar institutie

De werkwijze van Agenda Stad voelde in de beginjaren aan als een guerrillaprogramma: als team  proberen in te breken op bestaande structuren. Niet uit verzet, maar uit noodzaak, omdat huidige complexe opgaven vragen om creatieve aanpakken en nieuwe allianties. Koen Haer, waarnemend Programmamanager Agenda Stad, schetst een beeld van City Dealprofessionals die met één been binnen en een been buiten de gebaande structuren staan. Een positie die ze meer bewegingsruimte en mogelijkheden geeft.

Inmiddels is Agenda Stad getransformeerd naar een meer institutioneel interdepartementaal programma. Met de groei van het aantal City Deals (en dus ook de geldstromen) zijn er verschillende rollen bij gekomen en bestaande rollen gewijzigd. Dat vraagt om inzicht in ieders belangen, in verschillende rollen die passen bij een functie en hoe je daartussen kunt schakelen.

CoP-rede: werken aan perspectief voor steden

De CoP-bijeenkomst in het Haagse hotel Park Centraal krijgt op deze derde dinsdag van september een wat Prinsjesdagachtig karakter. In de statige Laurentinezaal, met de kroonluchters hoog aan het plafond, geeft Koen Haer de aftrap met het voorlezen van de “CoP-rede”.

Hij benoemt het belang van de City Deals, waarin we “werken aan perspectief voor onze steden voor de dag van morgen en de verder weg gelegen toekomst.” Haer onderstreept het doel om “zo goed mogelijk en innovatief met elkaar samen te werken voor een sprankelende toekomst.” De CoP-bijeenkomst over rolbewustzijn laat zien dat professionalisering binnen de City Deals niet stil staat.

Een belangrijke rol voor de dealmakers – als verbindende partij tussen de deals en de ministeries – is dat zij gezamenlijk moeten zorgen dat het gedachtengoed uit en werkwijze van de City Deals na afloop wordt belegd bij de juiste directies. Op die manier kan Agenda Stad belangrijke resultaten uit de deals verankeren in beleid. Zo wist de City Deal Energieke wijken bijvoorbeeld te bereiken dat aanpassing van de ISDE-regeling (Investeringssubsidie duurzame energie en energiebesparing) is opgenomen in een brief aan de Tweede Kamer.

Tips en inzichten

De inspirerende bijeenkomst levert voor de City Dealprofessionals nieuwe inzichten op en bruikbare tips, zowel van externe sprekers als van andere deelnemers. Een overzicht.

Tip: Rolswitchen, of schakelen tussen rollen

Een functie mag dan helder omschreven zijn, dat geldt niet altijd voor je rol. Binnen een functie  moet je als professional kunnen switchen tussen rollen, betoogt Dees van Oosterhout, auteur van het boek ‘Rolswitch, Weer van waarde zijn’.

De realiteit van werken in een complexe professionele omgeving vraagt dat je meerdere keren per dag professioneel tussen rollen switcht. “Een rol is niet statisch. Je kunt denken dat je een procesmanager bent en geen projectleider, maar in de praktijk kun je best allebei deze rollen vertolken”, zegt Van Oosterhout. Mensen kiezen vaak een rol die goed bij hen past. “Maar soms moet je stretchen naar andere rollen die je minder makkelijk afgaan.” Niet makkelijk, volgens Van Oosterhout, maar wel te leren. En meer dan ooit nodig in de huidige arbeidsmarkt.

Inzicht uit de praktijk: Meer coördinator dan projectleider

Bart Stoffels (projectleider City Deal Openbare Ruimte) noemt zichzelf liever programmacoördinator dan projectleider.

De verschillende fasen in mijn werk voor de City Deal vragen verschillende rollen, ook naar en van de mensen om me heen. In de kern is de City Deal een programma, waarin je een samenwerking aangaat tussen partijen. Dat vraagt vooral dat je moet aanjagen, partners in beweging brengen. Zelf moet je dan leunen op de rol van participanten. Als projectleider ben je in die rol dus meer coördinator dan leider van het project.

Tip: Voer het gesprek

Bewustzijn over die verschillende rollen is cruciaal. Maar minstens zo belangrijk is om het gesprek erover aan te gaan. Dat kun je bijvoorbeeld doen met een startgesprek, een strategische verkenning van de opdracht. Zo’n gesprek tussen partijen in een samenwerking helpt om aan de voorkant te zorgen dat je rollen en afspraken over succes goed verankerd hebt. Het gesprek moet dus gaan over méér dan het inhoudelijke vraagstuk van de opgave.

Onderwerpen om ook te bespreken zijn bijvoorbeeld:

• Wie zie ik als mijn opdrachtgever?
• Hoe regelen we de interne verankering: wie is betrokken, hoe gaan we borgen en sturen?
• Gaan we projectmatig, procesmatig of programmatisch werken? Want dat betekent iets voor rolprofessionaliteiten: een procesregisseur doet andere dingen dan een projectleider.
• Hoe ziet het escalatieproces eruit?
• Wat is onze gezamenlijke strategie?
• Wat is het (onbewuste) beeld van succes?
• Wat hebben we aan het einde van de deal bereikt?

Voer dit gesprek in de eerste plaats met het kernteam: dealmaker, projectleider, secretaris en communicatie-expert. Maar aangezien het opdrachtgeverschap bij City Deals niet is belegd bij één partij, is het belangrijk om de samenwerkingspartners in de deal te betrekken bij een vervolggesprek.

Inzicht uit de psychologie: De bril van het systeem

“Wij leven in de wereld en de wereld leeft in ons”, houdt Ewoud Dekker, psychotherapeut en systeemtherapeut de toehoorders van de CoP voor. Waarmee hij bedoelt dat wij ons gedrag vormgeven en interpreteren afhankelijk van de context, en dat wij tegelijkertijd deel uitmaken van die context: wij vormen met elkaar een systeem, waarin alles met elkaar samenhangt. Ook Dekker ziet dat mensen continu switchen tussen rollen, niet alleen professioneel, maar ook privé.

Je bent moeder, partner, projectleider. Ieder mens vervult meerdere rollen, dat zit in onze natuur.

Een belangrijk uitgangspunt is volgens Dekker om je af te vragen in welke rol je een bepaalde situatie aangaat. “Zodat je je doel kan bereiken zonder dat het negatief voelt voor jezelf.”

Tip: elke fase vraagt wat anders

Verschillende fases in een deal vragen andere rollen van projectleiders. Het begint met ontwikkelen en doordenken, verschuift dan naar bouwen en netwerken en vervolgt met een doe-fase. Elke fase vraagt andere competenties. Oók van partners. Maak dus ook je partners en deelnemers in de deal rolbewust en bewust van welke competenties op welk moment nodig zijn. Vraag je steeds af of je nog met de juiste mensen om tafel zit voor de betreffende fase. Overigens kan ook een stuurgroep verschillende rollen invullen. Maak dus vooraf duidelijk wat de City Deal van een stuurgroep verlangt.

Overigens geldt dit ook voor de rol van projectsecretaris: ook die varieert per moment in de deal, maar bovendien ook per duo met de projectleider. Nodig elkaar daarom uit om uit te zoomen en rollen te expliciteren, los van de inhoud van het werk en de uitwisseling over praktische zaken. De CoP-bijeenkomst leidde overigens meteen tot de praktische afspraak dat de projectsecretarissen structureel een intervisiegroep gaan vormen.

En dan zijn er nog de impliciete rollen

De boodschap tijdens deze CoP om vooral met elkaar te spreken over rollen, is wel duidelijk. Wie doet wat, hoe werk je samen, wat verwachten we van elkaar? Het advies is om dat gesprek minstens een of twee keer per jaar te doen. Realiseer je daarbij dat er naast de formele en beschreven rollen ook allerlei impliciete rollen zijn. Mensen pakken dingen op die niet formeel bij hun rol horen, maar die wel belangrijk zijn voor het succes van resultaten. Ook dit vraagt aandacht in een gesprek. Cruciaal hierbij is vertrouwen en inzicht in elkaars belangen. Werken aan een City Deal is werken in een ecosysteem. Hoe gezonder dat systeem – hoe opener we zijn over rollen -, hoe effectiever en makkelijker we resultaten kunnen boeken.