Community of Practice: leren, reflecteren, samenwerken en roddelen

Ruim twintig deelnemers verzamelen zich op deze frisse donderdagochtend 6 juni in Scheltema Leiden. Het is in dit ‘jaar van de evaluatie’ de tweede Community of Practice (CoP) voor City Deals. De bijeenkomst van vandaag staat in het teken van meten, monitoren, samenwerken en… roddelen?

Dagvoorzitter Vera Beuzenberg heet alle aanwezigen welkom in de ‘Zagerij’ van Scheltema Leiden, een voormalige lakenfabriek die is omgebouwd tot evenementenlocatie.

Na het welkomstwoord praat Koen Haer de aanwezigen bij over de ontwikkelingen binnen Agenda Stad. Met de kabinetsformatie in het vooruitzicht, is er politiek gezien veel aan de hand. Gelukkig biedt het hoofdlijnenakkoord genoeg aanknopingspunten die het bestaansrecht van het programma onderstrepen, zoals meer regionale samenwerking en het verkleinen van de ongelijkheid tussen de Randstad en de randgemeenten.

In september, tijdens het Future Green City World Congress in Utrecht, vindt de lancering van de City Deal Tijdloze Grachten plaats. En de tweede Town Deal, Krachtige Kernen, is volop in verkenning. Naast deze en enkele andere nieuwtjes, is het ook het moment om twee nieuwe Dealmakers voor te stellen: Charlot Stensen en Christopher Baan.

Maak- en Meettool

Het themaprogramma gaat van start met de Maak- en Meettool voor City Deals die Platform31 momenteel ontwikkelt. Junior projectleider en onderzoeker Eva Vermeulen vertelt dat het gereedschap bedoeld is om zowel te reflecteren als om te leren – op structurele basis, want dit gebeurt nu nog vaak ad hoc. Het is ook de bedoeling dat City Deals meer van elkaar gaan leren en het geleerde binnen Agenda Stad een plek krijgt.

Eva Vermeulen van Platform31 licht de Maak- en Meettool toe. Foto’s Paul Tolenaar.

Vermeulen en Platform31 borduren voort op de vorig jaar gepubliceerde midterm review van onderzoeksbureau Andersson Elffers Felix (AEF). Met de Maak- en Meettool wordt gekozen voor een iets andere vorm, die ruimte biedt aan de eigenheid en het experimentele karakter van de City Deals.

Het is belangrijk dat de tool voor de gebruikers toegankelijk is; geen ‘moetje’, maar juist een manier om de City Deal-teams werk uit handen te nemen. Dealmakers en projectleiders worden bij de ontwikkeling betrokken, met zo min mogelijk belasting van hun al schaarse tijd.

Wat precies gemeten en gemaakt wordt, zal afhankelijk zijn van de fase waarin de City Deal zich bevindt. De resultaten die de tool oplevert, zijn deels harde data en deels kwalitatief: een combinatie van tellen en vertellen. Dit zal inzicht bieden in wat met een City Deal nou eigenlijk wordt beoogd en bereikt. Daarbij gaat het niet zozeer over het volledig claimen van een succes (attributie), maar over de bijdrage die aan dat succes geleverd is (contributie).

Indicatoren

De Maak- en Meettool bestaat uit acht indicatoren die zijn gebaseerd op een mix van wetenschappelijke literatuur, eerdere evaluaties en concrete behoeftes uit de praktijk. Bij elk van deze ‘puzzelstukjes’ hoort een set vragen die afhankelijk is van de fase van de City Deal. Naast ‘Meerwaarde’, ‘Innovatie’, ‘Proces’, ‘Samenwerking’, ‘Kennisontwikkeling’, ‘Borging’ en ‘Adaptiviteit’, is er een ‘Unieke indicator’: omdat iedere City Deal in thematiek en werkwijze anders is, biedt die laatste de ruimte om een eigen element toe te voegen.

De tool zit nog in de ontwikkelfase, dus de CoP is een mooi moment om bij de aanwezigen informatie op te halen. Het onderwerp zorgt dan ook meteen al voor een levendige discussie. Hoe zorg je bijvoorbeeld voor vergelijkbare waarden? Als de Dealtekst je uitgangspunt is, kun je die ook meetbaar maken? Of is de tool zelfs bruikbaar bij het opstellen van die tekst?

Het gesprek krijgt nog verder vorm als de deelnemers praktisch aan de slag gaan. Op verschillende tafels liggen grote vellen papier, elk met een andere indicator. Onderverdeeld in groepjes, krijgen de deelnemers voor iedere indicator zo’n tien minuten om twee dingen in te vullen: wat ze vooraf hadden willen weten en welke reflectie-, check en evaluatievragen daarbij zouden passen.

De tool voorziet duidelijk in een behoefte. Jan-Willem Wesselink, projectleider van de City Deal Slimme Stad én de City Deal Slim Maatwerk, is enthousiast: “Ik wil al langer met zo’n methode aan de slag. Maar je moet goed onderzoeken hoe je dat doet. Ik kom daar zelf niet aan toe, dus dit is heel waardevol.”

Vrienden van het Singelpark

De lunch vindt plaats in het Ketelhuis dat met het grote glazen dak zorgt voor een bijzonder contrast en een ruimte lichtinval. Jeroen van Loon, voorzitter van de stichting Vrienden van het Singelpark, verzorgt een lunchcollege over het park. Dit initiatief is in 2012 het startschot geweest voor de ontwikkeling van een 6,5 kilometer lang stadspark rondom het centrum van Leiden.

Jeroen van Loon vertelt over het Singelpark in Leiden. Foto’s Paul Tolenaar.

De vergroening van een van de meest versteende binnensteden van Nederland, is een mooi voorbeeld van de samenwerking tussen stadsbewoners en de gemeente. Later vandaag zullen de CoP’ers uitgebreider met het park kennismaken.

Samenwerking binnen City Deals

Het volgende programmaonderdeel is in handen van Bart Stoffels. Als projectcoördinator van maar liefst twee afgeronde City Deals – eerst Klimaatadaptatie en later Openbare Ruimte – is hij een echte veteraan: dé aangewezen persoon om iets te vertellen over samenwerking binnen City Deals.

Er zijn veel verschillen tussen zijn eerste en tweede City Deal. Was er bij de start van Klimaatadaptatie nog geen structuur of geld, bij Openbare Ruimte kon gebruikgemaakt worden van gezamenlijke tools en de denkkracht van Platform31. Daarnaast was er al een budget. Stoffels: ”Dan hoef je daar niet meer tijdens de Deal zelf voor te lobbyen.”

City Deal-veteraan Bart Stoffels deelt zijn inzichten over samenwerking. Foto’s Paul Tolenaar.

Al ziet hij bij dat laatste ook een valkuil: een City Deal zonder uitvoeringsgeld is niet aantrekkelijk, maar mét geld krijg je al snel te maken met het ‘verantwoordingssyndroom’. Terwijl je dat niet snel goed doet: “Je hoort vaak dat een City Deal ‘geen praatclub’ mag worden, maar volgens mij moet je juist wél een omgeving zijn waarin mensen tot uitwisseling komen. Als je een ‘maakclub’ wordt die vooral producten oplevert, krijg je weer de vraag wie die producten nou eigenlijk gebruikt.”

Borging

Wat een City Deal in ieder geval níét moet worden, is een “hobbyclubje van een paar mensen in de gemeente”. Om te zorgen voor borging, is Stoffels in de loop der tijd meer gaan sturen op bevlogen leiders binnen de partnergemeenten. “Waar zijn ze sterk in? Nemen ze ook de rest van de organisatie mee? Of zijn ze alleen leiders als ze bij jou aan tafel zitten?”

Het is ook belangrijk dat de ministeries de fundamentele waarde van de City Deal herkennen. Om ze betrokken te houden, is het nodig dat hun verantwoordelijkheid op directieniveau belegd wordt. Ga daarnaast met ze in gesprek over hoe de City Deal past in hun beleidsontwikkeling.

Deelnemers aan de CoP-sessie reflecteren op de sessie. Foto’s Paul Tolenaar.

Je partners hebben namelijk vaak al dingen in gang gezet: dan zitten ze niet te wachten op een radicaal andere insteek. Het helpt dus om niet een heel laboratorium en projecten te bedenken, maar je vooral te richten op de kracht van je partners: kijk naar wat ze al goed doen en breng dat bij elkaar.

Sturen op eigenaarschap en doorwerking binnen de partnerorganisaties is ook een onmisbaar fundament voor opschaling van de Deal-resultaten – en je kunt eigenlijk niet vroeg genoeg beginnen met daarover nadenken. Verder is het volgens Stoffels goed om intern te zorgen voor een dreamteam: een ‘regelhart’ met mensen die elkaars vaardigheden aanvullen. En ook van elkaar leren, bijvoorbeeld tijdens een CoP als vandaag, is essentieel voor het succes van de City Deals.

Wandelende intervisie

Na de uitgebreide presentatie van Stoffels zullen veel CoP’ers toe zijn aan een frisse neus. Gelukkig is het volgende programmaonderdeel een heuse weeting: een wandelende meeting. Iris Visser, projectsecretaris van de – hoe kan het ook anders? – City Deal Ruimte voor Lopen, licht het belang hiervan toe. Beweging en groen helpen om stress te verlagen en daarmee je immuunsysteem te verbeteren. Maar wandelend met je collega’s praten helpt ook bij het gesprek dat je voert: je bent met meer aandacht bij het gesprek en de andere persoon.

Wandelen zou dus ook de effectiviteit van een intervisie kunnen bevorderen. In twee groepen gaan de CoP’ers het eerder besproken Singelpark in, om met een vooraf ingezonden vraagstuk van een van hen aan de slag te gaan.

Iris Visser (rechts) neemt de deelnemers mee op een weeting, een walking meeting, door Leiden. Foto’s Paul Tolenaar.

Een van die vragen komt van Visser zelf. Na haar introductie van het probleem, stelt haar gezelschap haar al wandelend en opgesplitst in duo’s aanvullende vragen. Het voorzichtige zomerzonnetje en de stadse, groene omgeving zorgen voor een ontspannen start van de wandeling.

Toch kan het voor de vraagsteller nog wel even spannend worden, namelijk tijdens de ‘roddelfase’. Terwijl de andere deelnemers met elkaar de kern van het vraagstuk analyseren – waarbij niet wordt uitgesloten dat er misschien een dieperliggend probleem is – mag de vraagsteller alleen maar luisteren en zich er niet mee bemoeien.

Gelukkig vindt Visser het roddelen vooral heel constructief: “Normaal heb ik de neiging om te reageren op een advies, bijvoorbeeld door te zeggen: dat heb ik al geprobeerd. Maar dan kap je onbedoeld het gesprek af en ben je zelf de barrière voor een oplossing. Nu mocht ik niks zeggen, waardoor ook andere ideeën de ruimte kregen.”

Na de roddelfase schrijft ieder groepslid zijn of haar advies op. Op de weg terug sluit Visser al wandelend weer aan bij de verschillende duo’s om hun goede raad te horen. Daar zit veel bruikbaars tussen, zo vertelt ze in haar terugkoppeling aan de hele groep.

Ook voor de andere deelnemers was de oefening interessant, zegt Mariyana Aksu, projectleider van de nog te lanceren City Deal Tijdloze Grachten: “Eerst dacht ik: heb ik de wijsheid in pacht dat ik hier wat van moet vinden? Maar er komt toch iets uit waaraan je niet eerder had gedacht. Daarnaast leer je mensen kennen, want samen tussen de bomen lopen maakt het contact persoonlijker.”

Een snufje meenemen

Met de intervisie komt een einde aan het inhoudelijke programma. Onder het genot van een drankje, praten de deelnemers nog even gezellig na in de inmiddels zonovergoten binnentuin van Scheltema. Roos Marinissen, projectsecretaris van de City Deal Impact Ondernemen, blikt terug op de dag: “Het was leuk om te horen hoe andere City Deals innovatie en experimenten een plek geven, want we zitten allemaal heel anders in elkaar. Maar ik heb wel een paar voorbeelden gehoord waarvan ik denk: kunnen we daar niet een snufje van meenemen? Daar moeten we het in ons volgende kernteamoverleg over hebben.”

Wat dat op gaat leveren, komt ongetwijfeld ter sprake tijdens de volgende CoP op dinsdag 10 september: in het kader van ‘City Deal in de Spotlight’, staat die dag namelijk volledig in het teken van het reilen en zeilen van de City Deal Impact Ondernemen. Wordt vervolgd!